Het nut van scenario’s
Het nut van scenario’s
Gepubliceerd op: 21-05-2023
Kun jij de toekomst voorspellen? De meeste mensen zullen deze vraag (gelukkig) ontkennend beantwoorden. Tenslotte is niet iedereen gezegend met het zesde zintuig. Toch kun je best een inschatting maken van eventuele situaties die zich kunnen voordoen, ook wel scenario’s of risico-inventarisaties genoemd. In crisiscommunicatie zijn scenario’s ontzettend belangrijk. Wanneer je goed nadenkt over wat er allemaal kan gebeuren en je hierop voorbereid dan kun je elke crisis aan. Wij vertellen je graag meer over het hoe en wat van scenario’s en de uitwerking hiervan. Zo krijg jij grip op crisis!
Wat zijn scenario’s?
Een schets van toekomstige gebeurtenissen en maatregelen, noemt de Dikke van Dale een scenario. Opvallend is dat ze hier al over meerdere gebeurtenissen en maatregelen spreken, en niet over een enkele. Zo zien wij dat graag. Bij het uitwerken van scenario’s is het belangrijk dat je over alle mogelijke toekomstige gebeurtenissen nadenkt. Wanneer je slechts één scenario schetst, is de kans klein dat dit uitkomt. Binnen of buiten het bedrijf kan van alles gebeuren en je dient alle mogelijke scenario’s op een rijtje te zetten. Deze beschrijf je vervolgens in een crisiscommunicatieplan. Een crisiscommunicatieplan bereid je voor op een crisis, dit kan zowel binnen als buiten jouw bedrijf zijn. Het geeft je handvatten en zorgt ervoor dat je voor minder grote verrassingen komt te staan.
En wat doe je er dan mee?
Er is iets gebeurd wat je nog niet eerder hebt meegemaakt binnen jouw bedrijf en je dagelijkse manier van werken wordt verstoord, we spreken nu van een crisis. Ook al heb je eerder een crisis meegemaakt, de ene crisis is de ander niet. Je kunt nooit voorspellen, maar vaak wel inschatten hoe jouw medewerkers en stakeholders deze keer zullen reageren en hoeveel aandacht de gebeurtenis in de media krijgt. Is er veel media-aandacht? En is dit dan vooral lokaal of lezen we er ook over in de landelijke krant? Krijgt jouw bedrijf de schuld of zijn jullie juist het slachtoffer? Zijn er medewerkers betrokken bij het incident? Zo kunnen we nog wel even doorgaan. Er zijn dus ongelooflijk veel factoren die meespelen in hoe een crisis verloopt. Eerder gaf ik al aan dat de meeste mensen de toekomst niet kunnen voorspellen. Wel kun je, op het moment dat er sprake is van een crisis, verschillende uitkomsten (of ook wel scenario’s) uitwerken.
Scenario’s tijdens een crisis
Een simpel voorbeeld: je loopt in het bos en volgt de aangelegde paden. De weg splitst zich op en je hebt twee mogelijkheden: je gaat linksaf of rechtsaf. Er zijn hier dus twee mogelijke scenario’s mogelijk. Vervolgens splitsen ook deze beide wegen zich weer op en zo ontstaan er steeds meer scenario’s van hoe de wandelroute zal verlopen. Was het maar zo simpel met een crisis… Naast het uitwerken van scenario’s van eventuele crises die zich kunnen voordoen, is het belangrijk ook tijdens een crisis bezig te blijven met wat er in de (nabije) toekomst zou kunnen gebeuren.
Als je scenario is uitgekomen, of althans iets wat erop lijkt, werk je dus opnieuw scenario’s uit. Begrijp je het nog? Het verloop van een crisis is altijd onzeker en iedere situatie is anders. Gaandeweg de crisis sta je steeds voor nieuwe keuzes. Stel je voor, er heeft een heftig incident plaatsgevonden binnen jouw bedrijf waarbij meerdere slachtoffers zijn gevallen. We spreken hier overduidelijk van een crisis. Grote kans dat deze of een soortgelijke gebeurtenis al besproken is. Je hebt erover nagedacht welke handelingen moeten plaatsvinden op het moment dat een slachtoffer valt. Je hebt een plan klaarliggen en kunt snel handelen.
Een doorsnede van de organisatie
Bij het uitwerken van scenario’s is het belangrijk dat dit met een doorsnede van de organisatie gebeurt. Waarom? Omdat je binnen iedere functie een andere kijk hebt op de organisatie. Het geeft je meerdere perspectieven en dat zorgt ervoor dat je zoveel mogelijk denkbare scenario’s kan bespreken en uitwerken. Een CEO ziet hele andere risico’s dan een HR-medewerker of een bedrijfsjurist. Je zit, of je het wil of niet, toch vaak op je eigen eilandje en bedenkt scenario’s op basis van je werkzaamheden. Je hebt andere prioriteiten en meer zichtbaarheid op je eigen werk en dus meer inzicht in de risico’s die daaraan verbonden zijn. Naast dat het nuttig is om zoveel mogelijk scenario’s uit te werken, geeft het je nieuwe en verfrissende inzichten.
Wij helpen je
UP helpt je graag bij het maken van scenario’s. Zowel voor als tijdens een crisis denken wij graag met je mee. Ervaring leert dat het steeds makkelijker wordt een voorspelling te maken van wat er gebeurt. We zijn tenslotte als mens best voorspelbaar. Wij zijn aanwezig geweest bij talloze crises en ondersteunen graag bij het proces voor, tijdens en na een crisis. Bekijk via onderstaande link ons aanbod, we helpen je graag!
