Acute crisis?

Klik hier!
Woordvoering bij crisiscommunicatie en mediarelaties

Woordvoering: de kunst van het verwoorden van jouw verhaal

Woordvoering: de kunst van het verwoorden van jouw verhaal

Woordvoering. Het klinkt simpel, toch? Je zet iemand voor een microfoon en die vertelt simpelweg het verhaal. Maar, zoals je waarschijnlijk al weet, is het zo eenvoudig niet.

Woordvoering is een vak. Een vak dat je niet zomaar even leert, maar dat je ontwikkelt door ervaring, training en, eerlijk gezegd, door vallen en opstaan. Of je nu een crisis moet bezweren, de media te woord moet staan of de reputatie van je organisatie moet beschermen, als woordvoerder sta je altijd in de frontlinie.

Inhoud:

  • Waarom is woordvoering belangrijk?
  • Het verschil tussen woordvoering en PR
  • De vaardigheden van een goede woordvoerder
  • Crisiscommunicatie: de ultieme test voor woordvoering
  • Tips voor effectieve woordvoering
  • Wat is de rol van media in woordvoering?
  • Woordvoering en reputatiemanagement
  • Conclusie

Waarom is woordvoering belangrijk?

Laten we eerlijk zijn: jouw organisatie kan niet zonder een sterke woordvoerder. In tijden van crisis of bij gevoelige onderwerpen is het belangrijk dat er iemand is die de rust bewaart, de juiste woorden vindt en het verhaal van de organisatie naar buiten brengt op een manier die de boodschap duidelijk en begrijpelijk maakt voor het publiek.

Maar het is meer dan alleen maar praten. Woordvoering draait om vertrouwen. Het publiek moet geloven wat je zegt, en dat vraagt om geloofwaardigheid en transparantie.

Plan een vrijblijvende kennismaking

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Toestemming verwerking persoonsgegevens.*
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Download gratis onze handleiding "Zo bereid je je goed voor op een crisis"

Ben jij voorbereid op een crisis? En hoe zit jouw scenario in elkaar? Ons handboek geeft je handvatten om een crisis goed aan te pakken en je organisatie daarin te begeleiden. Voor, tijdens en na de crisis. Een aanrader!

DOWNLOAD GRATIS

Het verschil tussen woordvoering en PR

Misschien vraag je je af: wat is precies het verschil tussen woordvoering en PR? Goede vraag!

Woordvoering is een onderdeel van public relations (PR), maar het heeft een eigen dynamiek en verantwoordelijkheden. Als woordvoerder ben je vaak de directe schakel tussen jouw organisatie en de buitenwereld. Je bent het gezicht van de organisatie tijdens persconferenties, interviews, en in sommige gevallen, zelfs op sociale media.

PR, aan de andere kant, is een bredere discipline die zich bezighoudt met het imago en de reputatie van de organisatie op de lange termijn. Waar PR vaak draait om het bouwen en onderhouden van relaties, is woordvoering veel meer gefocust op het overbrengen van specifieke boodschappen en het managen van communicatie in realtime.

Plan een vrijblijvende kennismaking

De vaardigheden van een goede woordvoerder

1

Duidelijkheid

Je moet complexe zaken eenvoudig kunnen uitleggen, zonder dat het afbreuk doet aan de inhoud.

2

Stressbestendigheid

Je staat vaak onder druk, vooral in crisissituaties. Het is essentieel dat je kalm blijft en gefocust blijft op de boodschap.

3

Empathie

Begrip tonen voor de situatie en de gevoelens van anderen, terwijl je toch de boodschap van de organisatie overbrengt.

4

Snel kunnen schakelen

De situatie kan snel veranderen, vooral in een crisis. Je moet dus flexibel zijn en snel kunnen reageren op nieuwe informatie.

5

Vertrouwen opbouwen

Zoals eerder genoemd, draait woordvoering om vertrouwen. Je moet een betrouwbare bron van informatie zijn, zowel intern als extern.

Wat is de rol van media in woordvoering?

De media speelt een cruciale rol in hoe jouw boodschap wordt ontvangen. Begrijp daarom hoe journalisten werken en wat ze nodig hebben. Geef hen de informatie die ze nodig hebben, maar wees ook voorzichtig met wat je deelt. Alles wat je zegt kan en zal waarschijnlijk worden gebruikt in hun verhalen. Het is daarom essentieel om voorbereid te zijn op interviews en om te weten hoe je op lastige vragen moet reageren.

Daarnaast is het belangrijk om een goede relatie op te bouwen met de media. Dit betekent niet dat je altijd hun kant moet kiezen, maar wel dat je respectvol en professioneel met hen omgaat. Uiteindelijk wil je dat zij jou zien als een betrouwbare bron van informatie.

Crisiscommunicatie: de ultieme test voor woordvoering

Crisiscommunicatie is misschien wel het moeilijkste aspect van woordvoering. Wanneer er iets misgaat, en geloof me, dat gebeurt vroeg of laat in elke organisatie, kijken mensen naar jou voor antwoorden. Je moet snel handelen, de juiste toon aanslaan en ervoor zorgen dat de boodschap consistent is. Maar hoe bereid je je hierop voor?

Ten eerste, wees voorbereid. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie. Ten tweede, oefen. Simuleer crisissituaties zodat je weet hoe je moet reageren als het echt gebeurt. En ten derde, werk samen. Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie weet wat zijn of haar rol is tijdens een crisis, zodat je als team kunt reageren.

Plan een vrijblijvende afspraak

Nathalie van Koot - Senior persvoorlichter WWF

Bij het Wereld Natuur Fonds hebben we in drukke periodes soms een extra persvoorlichter nodig. Het is vaak lastig te voorspellen hoeveel werk in een bepaald project gaat zitten en dan is het geweldig om een interim-persvoorlichter achter de hand te hebben die bij kan springen. Iemand die meedenkt en flexibel inzetbaar is. Voor ons is dat Maureen!

Maureen maakt zich een onderwerp heel snel eigen en is prettig en makkelijk in de omgang. Ze is bevlogen, betrokken en pro-actief. Allemaal eigenschappen die perfect bij WWF passen, een organisatie waar alleen maar gedreven mensen werken. Als WWF willen we natuurlijk ook dat het extra werk leidt tot  uitgebreide media-aandacht. Dat is Maureen zeker gelukt bijvoorbeeld met EarthHour, onze Free The Sea campagne, de WWF-Frans Lanting Photo Award e.d.

Zowel bij iets kleins als de lancering van de commercial als bij een groot evenement als de Seaswim heeft Maureen een fijne hands-on inzet getoond. Wanneer de hoofdlijnen helder zijn, is Maureen strategisch sterk en ook improviserend tijdens een klant- of persevent.

Daarnaast is het voor ons ook minstens zo belangrijk dat een interim-persvoorlichter rust brengt en zaken uit handen neemt. Ook dat kan Maureen als geen ander!

Tips voor effectieve woordvoering

Misschien denk je nu: hoe kan ik mijn vaardigheden als woordvoerder verbeteren? Hieronder geven we je een paar praktische tips:

  1. Ken je publiek. Pas je boodschap aan op wie je spreekt. Wat belangrijk is voor de ene groep, is misschien minder relevant voor de andere.
  2. Blijf bij de feiten. Het is verleidelijk om te speculeren of te proberen het verhaal rooskleuriger voor te stellen dan het is. Doe dat niet. Blijf bij de feiten en wees transparant.
  3. Wees consistent. Zorg ervoor dat de boodschap die je uitdraagt consistent is met wat er intern wordt gecommuniceerd. Inconsistentie kan leiden tot verwarring en wantrouwen.
  4. Luister. Woordvoering is niet alleen praten, maar ook luisteren. Begrijp de zorgen en vragen van je publiek en probeer deze zo goed mogelijk te adresseren.
  5. Blijf kalm. Zelfs als de situatie chaotisch is, moet jij de rust zelve zijn. Dit geeft vertrouwen aan zowel je publiek als je team.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen doen? Plan een vrijblijvende kennismaking

Woordvoering en reputatiemanagement

Reputatiemanagement en woordvoering gaan hand in hand. Een slechte woordvoering kan leiden tot een beschadigde reputatie, terwijl effectieve woordvoering juist kan helpen om een reputatie te beschermen of te herstellen. Dit betekent dat je niet alleen bezig moet zijn met wat je nu zegt, maar ook met hoe dit in de toekomst kan worden opgepakt.

Een goede reputatie opbouwen kost tijd, maar kan in een oogwenk worden vernietigd door een verkeerde uitspraak of een misplaatste opmerking. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te zijn met wat je zegt en hoe je het zegt.

Conclusie

Woordvoering is een essentieel onderdeel van elke organisatie. Of je nu te maken hebt met de pers, het publiek of je eigen team, de manier waarop je communiceert kan het verschil maken tussen succes en falen.

Met de juiste voorbereiding, de juiste vaardigheden en een beetje empathie kun je een krachtige woordvoerder worden die niet alleen het verhaal van de organisatie vertelt, maar ook het vertrouwen van het publiek wint.

Plan een vrijblijvende kennismaking

Veelgestelde vragen over woordvoering

1

Wat is het belangrijkste doel van woordvoering?

Het belangrijkste doel van woordvoering is om de boodschap van de organisatie duidelijk en effectief over te brengen naar het publiek, en daarbij het vertrouwen en de reputatie van de organisatie te behouden.

2

Hoe bereid ik me voor op een persconferentie?

Bereid je voor door de feiten goed te kennen, mogelijke vragen te anticiperen en duidelijke kernboodschappen te formuleren. Oefen je presentatie en zorg ervoor dat je kalm en gefocust blijft.

3

Hoe ga ik om met lastige vragen van de media?

Blijf kalm, luister goed naar de vraag, en geef een eerlijk en feitelijk antwoord. Als je het antwoord niet weet, wees dan eerlijk en zeg dat je erop terugkomt.

 

4

Wat zijn de belangrijkste vaardigheden van een goede woordvoerder?

Duidelijkheid, stressbestendigheid, empathie, snel kunnen schakelen, en vertrouwen opbouwen zijn cruciale vaardigheden voor een woordvoerder.

5

Hoe kan ik mijn vaardigheden als woordvoerder verbeteren?

Oefen regelmatig, blijf op de hoogte van ontwikkelingen binnen de organisatie, werk samen met je team, en leer van ervaringen en feedback.